Правительство Республики Беларусь предприняло ряд шагов для повышения эффективности работы предприятий бюджетной сферы, одним из которых стал переход к программному бюджетированию. Важно отметить, что текущая финансовая ситуация вынуждает руководства стран по всему миру пересмотреть свои взгляды на расходование госбюджета. Колебания цен на основные ресурсы, нестабильные курсы мировых валют – все это существенно затрудняет прогнозирование доходов государства.
Кроме того, влечет за собой еще одну проблему: при традиционном подходе к бюджету статьи расходов пропорциональны доходам и уменьшение прибыли приводит к сокращению финансирования большинства статей. Нехватка финансирования ключевых государственных программ может оказать негативное влияние на общее благосостояние государства в долгосрочном периоде. Но, что более важно, традиционный подход не подразумевает постоянный мониторинг эффективности исполнения этой программы: при нем главное, чтобы на программу было потрачено ровно столько, сколько планировалось. По этой причине возникает неэффективное распределение ресурсов, а также ситуация, когда малоэффективная программа фактически «отбирает» ресурсы у высокоэффективной.
Для недопущения подобной ситуации Правительство Беларуси утвердило Положение о порядке формирования, финансирования и контроля за выполнением государственных, региональных и отраслевых программ (постановление Совета Министров №404 от 31 марта 2009 г.). В данном законопроекте особое внимание уделяется мониторингу программы и оценке ее эффективности. Проводя аналогии с бизнесом, можно сказать, что государственная проблема – это стратегическая задача, в реализации которой участвует множество разрозненных элементов компании, начиная с филиалов и департаментов и заканчивая отдельными сотрудниками. Большое число участников данного процесса и масштабность задачи еще на этапе составления бюджета требует напряженной работы множества финансовых специалистов и руководителей. В помощь им и были созданы специализированные системы для управления эффективностью работы компании (Corporate Performance Management – CPM), такие как PROPHIX. Данная система автоматизирует большинство рутинных операций при составлении и утверждении бюджетов, предоставляет возможности план-фактного анализа исполнения бюджета и позволяет быстро формировать отчетность. Как показывает практика, при традиционном подходе именно на эти операции уходит больше всего времени. PROPHIX позволяет, с одной стороны, снизить нагрузку на квалифицированных специалистов, а с другой – обеспечить руководство точной информацией о выполнении поставленных задач.
Гибкость системы PROPHIX позволяет эффективно использовать ее в компаниях любых отраслей, масштабов и форм собственности, в т.ч. государственных организаций. Инновационные инструменты PROPHIX дают возможность осуществлять контроль и анализ распределения бюджетных средств, исследовать в различных ракурсах данные по бюджету и его фактическому исполнению, выполнять сценарный анализ или анализ «что, если…».
Эффективная реализация задач, возложенных на администрации и государственные предприятия, невозможна без изучения структуры расходов. Что обойдется бюджету в меньшую сумму – расширить парк снегоуборочной техники или увеличить число дворников? Какой тип противогололедных реагентов выгоднее приобрести при благоприятном прогнозе на зиму? Как можно перераспределить ограниченный бюджет, чтобы выделить дополнительные средства на непредвиденные обстоятельства? Ответы на все эти вопросы можно получить с помощью PROPHIX, причем пользователю не требуются специальные знания в области информационных технологий. Результатом такого анализа будет более экономное и эффективное использование бюджетных средств.
Рис.1 Контроль и анализ распределения бюджетных средств
Мониторинг исполнения бюджета может осуществляться с помощью специальных информационных панелей, доступных руководителю непосредственно при входе в систему. Данные панели отображают состояние ключевых показателей эффективности (Key Performance Indicators), которые могут варьироваться в зависимости от специфики деятельности организации.
Рис.2 Пример информационной панели с ключевыми показателями эффективности по продажам
Еще одной актуальной задачей, которая успешно решается с помощью PROPHIX, является управление версиями бюджетов. При подготовке окончательного варианта бюджета всегда остается вероятность того, что из-за колебания цен или иных непредвиденных факторов распределение бюджетных средств изменится. Конечно, учесть все эти факторы довольно сложно, тем не менее, в PROPHIX можно создавать несколько версий бюджетов, основанных на прогнозах, скажем, оптимистичный, нейтральный и пессимистичный.
По мере того, как прогнозы будут сбываться или не сбываться, бюджетный отдел государственного предприятия может принять решение о переходе к другой версии бюджета, при этом PROPHIX автоматически уведомит об этих изменениях всех ответственных лиц и сохранит всю информацию, что будет важно при подготовке бюджетной отчетности.
Конечно, для комплексного анализа одной системы бюджетирования недостаточно. Основная задача такой системы – оптимизация процесса составления бюджетов и мониторинг их исполнения по ключевым показателям. Полноценная аналитическая система, построенная с помощью средств SAP BusinessObjects, предоставляет возможность всестороннего изучения любой накопленной информации и позволяет находить взаимосвязи между процессами и эффективно на них воздействовать.
В последние годы Правительство Республики Беларусь вполне четко обозначило курс на развитие и распространение ИКТ в государственных предприятиях и учреждениях. Я уверена, что внедрение систем бюджетирования и бизнес-анализа в госкомпаниях позволит добиться существенного повышения эффективности работы бюджетной сферы.
Екатерина Лозовая, директор компании «Терн»
115230, Москва, Электролитный пр-д, д. 1, стр. 1
Тел.: +7 (495) 234-98-85
Факс: +7 (499) 317-41-27
Отдел продаж: sales@tern.ru
Техническая поддержка: tech@tern.ru